Stichting Dorpshuis Tolbert mei 2018

Privacy Reglement “gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer”

• Het bestuur van het Dorpshuis Tolbert vindt het belangrijk dat de privacy van vrijwilligers en donateurs op een goede en verantwoorde wijze gewaarborgd is. In dit reglement is vastgelegd hoe het bestuur en de stichting omgaan met aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Daartoe dienen de volgende afspraken:

• Het bestand van vrijwilligers worden gemaakt en bewaard door de secretaris van het bestuur. De beheerder ontvangt een exemplaar dat gebruikt wordt voor de inzet van en communicatie met de vrijwilligers.
  Wijzigingen in het bestand kunnen worden besproken in het bestuursoverleg. Daarover wordt niets naar buiten gebracht.
  De volgende informatie wordt vastgelegd: naam- en adresgegevens, telefoonnummer(s) en e-mailadres.
• Het donateurbestand wordt bijgehouden en bewaard door de administrateur van de Stichting. Brieven aan de donateurs worden door de secretaris aan de administrateur aangeleverd die er dan de actuele adressen op aanbrengt.
  Actuele zaken aangaande donateurs kunnen worden besproken in een bestuursoverleg. Dit blijft vertrouwelijk.
  Vastgelegd wordt: naam- en adresgegevens.
• De bestuurders zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De bestuurssamenstelling wordt door de secretaris actueel gehouden en is openbaar.
• Gegevens van vrijwilligers en donateurs worden behalve met bestuursleden van de stichting, niet met derden gedeeld.
• Als er naar vrijwilligers een e-mail wordt gestuurd dan geschiedt dit in “BCC” zodat dit niet zichtbaar is voor de anderen.
• Persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon bestuurder, vrijwilliger of donateur van de stichting is.”
• Alle bestanden worden extra beveiligd opgeslagen in een computer die goed beveiligd is.
• Als stichting zijn we vrijgesteld van de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming. De secretaris is als zodanig belast.
• Indien er een datalek optreedt dan wordt dit binnen 72 uur na constatering gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien blijkt, naar het oordeel van het bestuur van de stichting, dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts een zeer geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 AVG)”.
• Indien u vragen hebt kunt u zich wensen tot het bestuur via: bestuur@dorpshuistolbert.nl